Báo Đồng Nai điện tử
En

Giảm chi phí hội họp nhờ công nghệ

11:03, 12/03/2020

Việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ vào hội nghị trực tuyến đang giúp nhiều cơ quan, đơn vị của tỉnh tiết kiệm hàng chục tỷ đồng chi phí hội họp mỗi năm. Đây được xem là những bước đi đột phá trong thời đại công nghệ 4.0 và lộ trình xây dựng chính phủ, chính quyền điện tử.

Việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ vào hội nghị trực tuyến đang giúp nhiều cơ quan, đơn vị của tỉnh tiết kiệm hàng chục tỷ đồng chi phí hội họp mỗi năm. Đây được xem là những bước đi đột phá trong thời đại công nghệ 4.0 và lộ trình xây dựng chính phủ, chính quyền điện tử.

Lãnh đạo Sở GD-ĐT họp trực tuyến đến các phòng GD-ĐT và các trường THPT để triển khai công tác phòng dịch Covid-19. Ảnh: C. Nghĩa
Lãnh đạo Sở GD-ĐT họp trực tuyến đến các phòng GD-ĐT và các trường THPT để triển khai công tác phòng dịch Covid-19. Ảnh: C. Nghĩa

Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy là một trong những đơn vị đầu tiên của tỉnh ứng dụng công nghệ trong hội nghị trực tuyến từ nhiều năm nay. Việc triển khai công nghệ hiện đại này đã giúp cho công tác học tập, quán triệt các chủ trương, chỉ thị, nghị quyết của Đảng đến các đơn vị nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

* Nhanh như hội nghị trực tuyến

Với khối lượng nội dung nghị quyết, chỉ thị cần quán triệt, học tập hằng năm cho cán bộ và đảng viên khá nhiều thì việc tổ chức hội nghị trực tuyến mang lại rất nhiều lợi ích. Việc tương tác, trao đổi của đại biểu ở các điểm cầu hội nghị khá thuận lợi, vì một điểm cầu có đại biểu phát biểu ý kiến thì tất cả các điểm cầu còn lại đều được theo dõi một cách dễ dàng.

Phó giám đốc Sở Nội vụ Tạ Quang Trường: Cần có tầm nhìn dài hạn

Công nghệ hội nghị trực tuyến không còn quá xa lạ với nhiều cơ quan, đơn vị của tỉnh nhờ những lợi ích mà nó mang lại. Tuy nhiên, việc đầu tư cần có tầm nhìn dài hạn, khi đầu tư cần khai thác tối đa cho hiệu quả điều hành nhiệm vụ của đơn vị, tránh việc đầu tư quá lớn nhưng không sử dụng hết công suất, trong khi đây là những công nghệ dễ lạc hậu vì luôn thay đổi.

Còn tại phòng họp trực tuyến của UBND tỉnh, từ đầu năm đến nay tuần nào cũng diễn ra từ 2-3 cuộc họp trực tuyến. Các cuộc họp chủ yếu được kết nối giữa UBND tỉnh với Văn phòng Chính phủ, bộ, ngành trung ương để nghe triển khai các nội dung quan trọng về công tác phòng chống dịch Covid-19, nghe triển khai những vấn đề cấp bách về phát triển kinh tế - xã hội…

Theo cán bộ Trung tâm Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng UBND tỉnh, nhờ được trang bị khá đầy đủ thiết bị kết nối như internet cáp quang tốc độ cao, camera, màn hình cỡ lớn nên việc tham dự cuộc họp rất thuận lợi. Quá trình ngồi họp đại biểu sẽ phải nghiêm túc chấp hành quy định về thời gian, vì chủ trì hội nghị tại điểm cầu chính có thể quan sát qua màn hình và biết được tinh thần, thái độ của cán bộ các địa phương đang dự họp.

Hiện nay, Sở GD-ĐT cũng đang khai thác có hiệu quả việc tổ chức hội nghị trực truyến với điểm cầu chính đặt tại Sở và được kết nối với tất cả các phòng GD-ĐT cấp huyện cùng nhiều trường THPT. Khi cần tổ chức cuộc họp, Văn phòng Sở gửi thư mời điện tử để thông báo cho các đơn vị về thời gian và nội dung của cuộc họp. Đến giờ họp, thành viên dự họp của các đơn vị ngồi trước camera và màn hình là có thể dự họp một cách dễ dàng với âm thanh và hình ảnh chất lượng. Tại các điểm cầu, đại biểu các đơn vị có thể quan sát nhau, thảo luận sôi nổi mà không có bất cứ một khó khăn nào.

Trưởng phòng GD-ĐT H.Tân Phú Lê Công Quang chia sẻ: “Nếu duy trì họp theo kiểu truyền thống mỗi lần có giấy mời tôi lại phải “khăn gói” cả trăm cây số từ huyện lên tỉnh họp rất mất thời gian, đi lại tốn kém. Chính vì vậy, hình thức họp trực tuyến rất tiện lợi”.

* Tăng cường kết nối

Bà Đỗ Thị Hải Yến, Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh chia sẻ, hằng tháng Văn phòng Quốc hội thường tổ chức khá nhiều cuộc họp. Nhờ hệ thống trực tuyến kết nối với Văn phòng Quốc hội nên cán bộ văn phòng, hoặc lãnh đạo của đoàn không phải mua vé máy bay đi Hà Nội dự họp. Qua đó, hằng năm, văn phòng có thể tiết kiệm hàng chục triệu đồng chi phí mua vé máy bay, thuê khách sạn, công tác phí đi dự họp.

Hiện nay, một số đơn vị cấp huyện đã mạnh dạn thí điểm triển khai rộng rãi việc tổ chức họp trực tuyến để kết nối với các đơn vị cấp xã, phường, thị trấn nhằm nâng cao hiệu quả trong quá trình chỉ đạo, điều hành. Theo Văn phòng UBND TP.Biên Hòa, thành phố đang hợp tác với một doanh nghiệp viễn thông uy tín thực hiện thí điểm hệ thống công nghệ hội nghị trực tuyến, khi cần triển khai các nội dung công việc cấp bách thì sẽ họp trực tuyến chứ không yêu cầu lãnh đạo các xã, phường phải cất công đến trụ sở UBND thành phố.

Trong khi đó, Chủ tịch UBND TP.Long Khánh Hồ Văn Nam cho biết, thành phố đang trong quá trình hiện đại hóa nền hành chính công, chính vì vậy việc xem xét lựa chọn những công nghệ hiện đại giúp nâng cao hiệu quả điều hành là rất quan trọng. Việc ứng dụng hội nghị trực tuyến là cách tốt nhất để lãnh đạo thành phố kết nối với tỉnh, đồng thời kết nối nhanh với các xã, phường, giảm bớt thời gian đi lại và chi phí hội họp. Thời gian tiết kiệm được từ hội họp, lãnh đạo các địa phương có thể dành để tăng cường đi cơ sở nắm bắt và giải quyết các công việc cấp bách hơn.

Theo lãnh đạo một số đơn vị viễn thông, việc thiết lập hệ thống hội nghị trực tuyến kết nối từ tỉnh đến huyện và đến tận các xã, phường, thị trấn hiện không còn là điều xa vời vì hệ thống đường truyền internet tốc độ cao của các đơn vị viễn thông đã về đến tại các xã, phường, thị trấn kể cả vùng sâu, vùng xa. Tuy nhiên, việc đầu tư cần có một quyết tâm cao, bởi những lợi ích lâu dài mà công nghệ mang lại cho cơ quan, đơn vị là rất lớn, nhất là đối với những tình huống cấp bách như thiên tai hay bệnh dịch.

Ông Huỳnh Bảo Quốc, Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin Viễn thông Đồng Nai cho biết, việc đầu tư hệ thống hội nghị trực tuyến ban đầu cần vốn đầu tư lớn. Đây thực sự là một khó khăn cho cả doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lẫn cơ quan đơn vị cần dịch vụ này. Khó khăn không chỉ là vốn đầu tư mà thủ tục đầu tư cũng khá phức tạp. Do đó, hiện nay Viễn thông Đồng Nai đang phối hợp cùng một số địa phương có thể triển khai hợp đồng cho thuê thiết bị và đường truyền để các đơn vị khai thác dài hạn với giá thành hợp lý. Sau quá trình thuê, nếu cần thiết, Viễn thông Đồng Nai có thể chuyển giao cho đơn vị khai khác toàn bộ thiết bị này không thu tiền thuê, như vậy sẽ đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp lẫn đơn vị sử dụng dịch vụ.      

                Công Nghĩa

Tin xem nhiều
Liên kết hữu ích