Vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ

Trong hoạt động của Văn phòng cấp ủy, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò khá quan trọng, góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu và soạn thảo, ban hành văn bản kịp thời cho Đảng.

Đồng chí Phạm Thế Dậu, Phó văn phòng Tỉnh ủy cho hay: “Hàng năm, Văn phòng Tỉnh ủy đều phát động thi đua về công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống các văn phòng cấp ủy, các ban Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh. Từ đây, hầu hết các đơn vị đã nhận thức đúng đắn về ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ; không ngừng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ về nghiệp vụ chuyên môn và trình độ lý luận chính trị”.

Khen thưởng các Văn phòng cấp ủy làm tốt công tác văn thư lưu trữ.

Đến nay, hầu hết các Văn phòng cấp ủy đều đã bố trí từ 2-3 cán bộ, công chức làm công tác văn thư lưu trữ và công nghệ thông tin. Đa số cán bộ văn thư lưu trữ và công nghệ thông tin có trình độ chuyên môn từ trung cấp trở lên, trong đó Văn phòng Huyện ủy Nhơn Trạch, Văn phòng Huyện ủy Trảng Bom và Văn phòng Đảng ủy Tổng công ty cao su Đồng Nai có cán bộ được đào tạo trình độ cử nhân chuyên ngành lưu trữ và quản trị văn phòng.

Hầu hết văn phòng cấp ủy còn sử dụng khá đồng bộ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, gửi nhận khai thác văn bản trên mạng máy tính nội bộ, giúp quản lý văn bản một cách khoa học, chính xác, nhanh chóng. Công tác tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản đi, văn bản đến hàng ngày đều được các văn phòng cấp huyện thực hiện đúng quy trình công tác văn thư. Ngoài ra, các văn phòng cấp ủy còn thực hiện việc in và đóng thành từng loại sổ công văn đi, công văn đến; lập hồ sơ tên gọi các loại tài liệu văn bản… đảm bảo phục vụ kịp thời khi có yêu cầu khai thác tài liệu.

Theo đồng chí Phạm Thế Dậu, để bảo quản tài liệu của Đảng một cách tốt nhất, đến nay 11/11 huyện, thị, thành ủy đều bố trí kho lưu trữ tài liệu. Trong đó, 2 văn phòng cấp huyện là Thị ủy Long Khánh và Huyện ủy Cẩm Mỹ đã xây dựng được kho lưu trữ độc lập.

Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho sự lãnh đạo của một tổ chức. Công việc của một đơn vị được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có được cẩn thận hay không. Nếu công tác văn thư và lưu trữ làm tốt góp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho hoạt động của một tổ chức, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, khi làm tốt công tác văn thư lưu trữ còn góp phần bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia...

Theo đồng chí Lê Thị Thanh Lan, nguyên Phó chánh Văn phòng Tỉnh ủy, công tác văn thư lưu trữ của hệ thống Văn phòng cấp ủy tại Đồng Nai ngày càng trưởng thành và luôn được Trung ương đánh giá cao về những kết quả đạt được.

Phương Hằng